領域運営委員マニュアル

2023年3月24日 領域 12 運営委員

Q1. 運営委員の仕事には何があるのでしょうか？

A1. 以下の通りです。

• 連絡責任者の選出（4月、10月）
• 学会のプログラム編集 （6月、12月）
• プログラム校正（年２回、領域全体でとりまとめ）（7月、1月）
• 学会の担当セッション・インフォーマルミーティングへの可能な限りの参加（9月、3月）
• 分科の次期運営委員の選定と物理学会への連絡（9月、3月）
• WEB管理（各分科で持ち回り）
• 分科・領域・学会に関わる事項メールなどによる不定期の議論
  （2023年3月時点でのキーワード関連の経緯はこちらに記載）
• 学生優秀発表賞の審査員の選出
• シンポジウムや招待講演の積極的な企画

Q2. 「連絡責任者」とは、何をするのでしょうか？

A2. 主に、物理学会開催に関する学会からの連絡に領域運営委員を代表して応答する責任者です。また、プログラム編集において、全体スケジュールを立案し、他領域との調整の窓口となります。連絡責任者覚書に詳細が記載されております。4月と10月に、半年の任期を終えた代の運営委員から立候補により選出されます。

Q3. 「プログラム編集」とは具体的にどんなことをするのでしょうか？

A3. プログラム編集は学会自体が対面・オンライン開催のいずれでも、オンラインで実施します。講演申込み後、学会より運営委員全員に申込み講演リストが送られてきます。このリストの第１キーワードをもとに連絡責任者が各分科に分配するので、その分配されたリストをもとにキーワードを参考にセッション数と各セッションの講演順、座長の選出をおこないます。その後、セッションシートと呼ばれるファイルを連絡責任者に提出します。座長は、例えば、あるセッションの前半の座長候補は、そのセッションの後半の講演者や共著者になっているスタッフから選ぶというのが日程調整の面から良いです（大学院生は避ける）。学会からリストが送られてから約9日後がセッションシートの締め切りであり、他領域との日程調整も必要なため、スムーズにプログラム編集をする必要があります。

Q4. 「プログラム校正」とは具体的にどんなことをするのでしょうか？

A4. 1月及び7月に学会からから各運営委員に、編集会議に基づいて作成されたプログラムの第０版が送付されてきます。運営委員は担当部分の校正を行い、訂正箇所を連絡責任者に知らせます。

Q5. 「分科・領域ＷＥＢ」の管理はどのように行われるのでしょうか？

A5. 管理者は，各領域で２名立てます。領域１２では，領域代表と運営委員（各分科持ち回り）から一人ずつ出すことになっています。 2024年4月以降は、任期が後半となる３人の運営委員で協議の上、「連絡責任者」、「HP管理」、「書記」を分担することになり、機械的なローテンションは行わないことになりました。

Q6. 「シンポジウムや招待講演の積極的な企画」とはどういうことでしょうか？

A6. 過去の運営委員マニュアルやインフォーマルミーティングの議事録を見ると、運営委員がシンポジウムや招待講演の企画を仕事として行っていた時期がありました。運営委員はプログラム編成をする立場であるので一番企画しやすく、運営委員の任期中に領域でシンポジウム等が開催されることが、企画した運営委員当人にとっても領域にとっても有益なことであるので、現在でも運営委員にはシンポジウムや招待講演の積極的な企画を領域がお願いしています。 参考：本マニュアル更新時のインフォーマルミーティングの議事録

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物理学会領域12 連絡責任者覚書

2022年度の連絡責任者の仕事を元に、連絡責任者についての覚書を記しました。この年度は9月に秋季大会（ハイブリッド開催）、3月に春季大会（オンライン）という特殊な年度であったため、年次大会ですることになっている学生優秀発表賞については情報が不足しています。

連絡責任者の用務

基本的に事務局か領域代表からの呼びかけで動きます。もし領域代表からのアクションが無い場合適宜リマインドをお願いします。

• 4月初週、10月初週
• JPSより連絡責任者選定依頼
決定後事務局に連絡。1―2週間後に事務局から各領域の連絡先リストが送られてくる。
• 領域代表による最初の指示 (ここまで3月末までの運営委員を含む)
代表からの内容: 前回のインフォーマルミーティング議事録の確認・連絡責任者選定の呼びかけ・Web担当引継ぎの呼びかけ
連絡責任者固有の仕事は特になし。
• 必要であればWeb更新を催促（学生優秀発表賞の応募要項など）
• 5月、11月
• 他領域からの合同シンポジウムの打診の受付
必要に応じて代表・運営委員に内容を展開し承認を貰う。
領域代表にのみ連絡が行く場合もあるので、実際のシンポジウムの有無についてはプログラム編集時の領域代表に尋ねる。
• （年次大会のみ）学生優秀発表賞に関するML投稿。必要に応じて代表にリマインド。
• 6月初旬、12月初旬
• JPSよりポスター会場アンケート（対面開催の場合のみだと思われる。）
申し込み状況などがない状態だが、とりあえずポスター会場の希望を出す必要がある。過去の例だと3日目、4日目の午後が多いようだが慣習があるかは不明。
• インフォーマルミーティング申し込み
代表が申し込むが、プログラム編集にも影響するため日程のやり取りを行う。
• プログラム編集作業
連絡責任者が指揮をとる一番重要な仕事である。詳細は後述。
• プログラム編集説明会（締め切りの２日前くらいにある。）
領域間の調整がこの場で行われる可能性があるためプログラム案の内容を把握している人（連絡責任者）が参加する必要がある。
• 7月、1月
• JPSよりプログラム校正
領域12や関連領域のファイルをダウンロードしてまとめ、担当者に展開して結果を事務局に連絡する。
• 8月、2月
• JPSより次回大会のキーワード・合同セッションなどの確認
秋季大会・春季大会ごとに別枠で管理されているので、例えばある秋季大会でキーワードの変更を申請した場合、その次の春季大会に反映させるためには再度申し込みが必要になる。代表・運営委員に変更があるか確認し、必要に応じて事務局に申請する。
• JPSよりセッション担当運営委員のリストの確認依頼
オンライン大会のみかもしれないが、セッションごとに運営委員が可能な限り常駐するように物理学会に依頼される。セッションシート提出時から変更なければ特に何もしなくともよい。
• JPSより座長説明会の案内
キャンセルの繰り上げ対応の方針などのも説明されるので、できれば参加したほうが良い。
• 9月、3月
• 年次大会
• インフォーマルミーティング
代表が司会をされる。議事録の作成も代表がされるようだが、場合によってはリマインドや補助を申し出ても良いかもしれない。
次期運営委員の紹介や次次期運営委員候補の承認などが行われる。
• 引継ぎ

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プログラム編集作業について

連絡責任者は以下の調整作業があります。10日間程度で完成する必要がある重要な仕事です。

• 第一キーワードを基準にソフトマター・化学物理・生物物理への割り振り（参考）。
融合分野でセッションが成立しないものは該当領域に相談し、第三キーワードで決定する。単純に第一キーワードでソートすると第一キーワードの記載がない応募ミスの登録が最後尾に来てしまうので注意。 上記の割り振りの連絡時に、後述のタイムテーブル作成のためセッション数・セッション名を優先して決定するよう運営委員に連絡。セッション数は概ね、
　

ソフトマター分科	ソフトマター一般（２）		高分子・液晶・コロイド・レオロジーなど（２）
生物物理分科	アクティブマター合同（１）	生物系合同（１）	生体分子（１）	生物物理一般（１）
化学物理分科	ガラス合同（２）		化学物理一般・溶液など（１）


の１１セッションである。他にポスターセッション、若手奨励賞受賞講演、シンポジウムなどがある場合がある。
• 合同セッションの調整
2024年3月現在、領域12が開催している合同セッションはガラス関連(6, 11, 12)・生物系関係(11, 12)・アクティブマター関連(11, 12)である。 2024年3月に領域11との協議により、ガラス関連とアクティブマターついては担当する領域が12と11にそれぞれ固定され、生物系関係は領域11とのローテンションが維持される。まとめると、
　　

	春季	秋季
ガラス関連（化学物理担当）	領域12	領域12
生物系関係（生物物理担当）	領域12	領域11
アクティブマター（生物物理担当）	領域11	領域11


という担当になる。前回の主担当から引継ぎがないか問い合わせるとよい。 アクティブマターは当初はソフトマター分野が担当していたが、2022年3月の学会から、ソフトマター分野の講演数が多いため、生物物理分野が担当している。 合同セッションの相手の領域の連絡責任者に連絡し、担当者の情報をやり取りして以降は担当者に編集を任せる(主担当領域は講演情報を各領域から集めてプログラムを編集する)。
• 領域代表に合同シンポジウム情報を問い合わせ
シンポジウムと口頭講演が同日開催の場合、関連度によっては調整が必要となるため。
• 会場・タイムテーブル案の作成
このために、セッション数・セッション名を早めに出すように運営委員に催促する。
オンラインでも対面でも会場数は2である。対面の場合は１００名程度の会場と２００名程度の会場を取るのが通常となっている。
2023年時点で、領域12で引き継がれているルールとして、各分野（ソフトマター・生物物理・化学物理）のセッションは重ねない。（ガラス合同）、（溶液、高分子・レオロジー）は重ねない。1,2のシリーズは同日の午前午後で開催する。ガラス合同は大会場でする。11枠に収める。があるが、その時の運営委員の判断で変更することは可能である。
タイムテーブルはエクセルのファイルで毎回作っているので、引き継いでいなければ、前回大会のファイルをメールから探すとよい。
• 複数登壇者の調整
複数登壇についての情報は事務局が提示するURLからダウンロードできる。複数領域にまたがる場合、相手の領域に連絡し(あるいは連絡を受けて)講演時間が被らないように調整する。このためにもタイムテーブルが必要になる。主に領域11との調整が多い。
• ポスター・受賞講演など三分野に分類されないものの担当の割り振り
• カバーシートの取りまとめ

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更新履歴
2023年3月24日 全面的に書き直し、旧版を保存。
2024年3月26日改訂
2024年3月29日改訂

[最終更新日：2024年3月29日]